【会計ソフト乗り換えレポ②】Freee導入事例 初期設定から移行計画の実録

前回まで、弥生会計を使用していた弊社が、なぜFreeeに乗り換えを決めたのか。きっかけ〜他社比較までを行って来ました。
今回は、Freeeに決定した後の作業、特にデータ移行を中心に記述していきたいと思います。

弊社の代表は財務の専門家でもあり、他1従業員は会計システムの扱う職を経験してきました。

不動産業を営む弊社の会計ソフトの乗り換えをレポートすることにより、自分自身の記録としても、同様のイベントを抱えた方々への一事例としても生かしていただければ幸いです！

使用開始までに必要な作業

Freeeの使用が決定し、「まずは何をすれば良い？！」となった場合、基本的にやるべき事柄は既に纏まっています。

「Freee動画レッスン」と「ヘルプセンター　はじめかた」を見るとよいでしょう。

Freee動画レッスン

ステップごとに動画と文章で説明されているので、「次は何を？」と思った時には基本的にここを見れば良さそうです。

ヘルプセンター　はじめかた

その名の通り、使い始めに疑問になりような内容がまとまっています。

Freee使用開始までのデータ準備方法

初期設定は上記の動画レッスンがあるとして、使い始めのデータはどのように設定するのでしょうか。

Freee以前には会計ソフトを使用していない場合（移行データなし）

基本的に上記動画の初期設定に従えば良いようです。

会社設立の際の書類のどの項目が、Freee上のどの項目にあたるか…といったことも詳しく記載されていました。

Freee以前に会計ソフトを使用していた場合（移行データあり）

自身で手動でデータを移行したい場合

使い方に慣れている、移行データが少なくて自分でやったほうが早い等々の場合、各形式で仕訳データを準備して仕訳インポートができます。
この時、事前に各種必要なマスタデータ（補助科目、Freeeではタグ等々）を登録しておく必要があります。

サポートデスクにデータ移行を依頼する

サポートデスクに必要なファイルをお渡しすることで、データ移行を代行してくれるサービスもあります。
特に担当者様がおっしゃるには、弥生会計からの乗り換えは多いと言うことで、とても慣れていらっしゃるようでした。

この時、望ましいのはマスタデータを含めてデータ未登録状態のまま、元データファイルを渡すことです。
特に弥生会計の場合は、弥生側で自動バックアップが取られる「.KB」ファイルを丸ごと渡したのでOK！

（例）Freee使用開始までのデータ移行計画

弊社のデータ移行の際、概ねのタスクと流れを記します。前提条件を後に記載するので、併せて確認ください。

前提条件

• 1期中取引を弥生会計に入力している。
• 1期中取引を、明細レベルで、弥生からFreeeに移行する。
• 2期からFreeeを使用する。
• 1期中取引の弥生への入力完了次第、Freeeに移行する。（1期決算仕訳は弥生とFreee両者に入力する）

注意

※下記表と対応
A:　弥生会計より作成できるバックアップファイル（.KB）
B:　これ以降、弥生会計側を更新する場合は、どのような更新かわかるようにしておく。
C:　この時にFreeeにマスタデータ含め、なにも登録されていない状態が望ましいようです。
D:　確認の方法、粒度は各自でお定めください！

#	操作先	期間	タスク名	担当	注意
1	弥生	1期中	弥生1期中データを入力完了、各口座の帳簿残高が実際残高に一致する。	弊社経理
2	Freee	1期全	タスク#1を完了したら、弥生会計よりデータをエクスポートする。	弊社経理	A, B
3	弥生	1期末	税理士にて確認、決算仕訳が確定する。	税理士
4	弥生	1期末	決算仕訳を入力する。	弊社経理
5	Freee	1期全	タスク#2を完了したら、Freee担当者にデータを提出する。	弊社経理
6	Freee	1期全	Freee担当者が移行を行う。	Freee	C
7	Freee	1期末	タスク#4と同様の、1期決算仕訳を入力して、全勘定科目の1期末残高が、弥生とFreeeで一致することを確認する。	弊社経理	D
8	Freee	ー	（任意）Freeeから新規で作成するマスタデータに限り登録する。	弊社経理
9	Freee	1期末	（任意）#5がある場合、1期データとの紐づけを手で行う。	弊社経理
10	Freee	2期中	2期中データを順次登録していく。	弊社経理

あくまでの一例です。

まとめ

今回は、Freeeを使用するまで、どういう準備が必要なのか・どういう見通しを立てればよいのか、計画の目線で記事にまとめてきました。

次回は、移行に際しての注意点や困ったことなど、実績の目線でまとめたいと思います！